DIENSTLEISTUNGEN

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FUTUREtec - ANALYSE UND VERBESSERUNG
DES FORMULARWESENS

Ziele

• Steigerung der Wirtschaftlichkeit
  
  

  • Vermeidung/Verringerung der Lagerbestände einschließlich der Aufwände für Handhabung,
    Lagerfläche und Verwaltung der Formulare
  • Vermeidung der Entsorgung nicht gebrauchter Formulare
  • Reduzierung des Pflegeaufwandes
  • Reduzierung der Kosten für die Verteilung


• Verbesserung der Kundenorientierung

• Sofortige Verfügbarkeit von Vorlagen
• Beschleunigung von Bearbeitungsvorgängen
• Bedarfsgerechter Medienmix

• Verbesserung der internen und externen Kommunikation

• Ausweitung der elektronischen Kommunikation
• Gezielte, bedarfsgerechte Kommunikation
• Aktualität der Information

Maßnahmen

1. Analyse der Ist-Situation des heutigen Formularwesens
2. Konzeption möglicher Verbesserungen
3. Ermittlung des Einsparungspotentials
4. Umsetzungsmaßnahmen

Methoden

• Analyse
  
  
  • Entscheidungstabelle für Formularanalyse
  • Statistische Auswertungen
    
    
• Konzeption
  
  
  • Prozess-Modelle für Elementarprozesse (Ist – Soll)
    Beispiele: Interner Genehmigungsprozess mit Formularantrag,
    Beschaffungsprozess, Standardisierte Korrespondenz
  • Prozesskostenrechnung für Elementarprozesse (Ist – Soll)

• Auswahl IT
  
  
  • Leistungsverzeichnis
  • Angebotseinholung
  • Angebotsauswertung
  • Rangfolgen-Bildung ("Kölner Rangfolgeverfahren")