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Der Innovationspreis 2005 der Initiative Mittelstand

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DIENSTLEISTUNGEN

FUTUREtec - ANALYSE UND VERBESSERUNG
DES FORMULARWESENS

Ziele

  • Steigerung der Wirtschaftlichkeit

    • Vermeidung/Verringerung der Lagerbestände einschließlich der Aufwände für Handhabung,
      Lagerfläche und Verwaltung der Formulare
    • Vermeidung der Entsorgung nicht gebrauchter Formulare
    • Reduzierung des Pflegeaufwandes
    • Reduzierung der Kosten für die Verteilung

  • Verbesserung der Kundenorientierung
  • Sofortige Verfügbarkeit von Vorlagen
  • Beschleunigung von Bearbeitungsvorgängen
  • Bedarfsgerechter Medienmix
  • Verbesserung der internen und externen Kommunikation
  • Ausweitung der elektronischen Kommunikation
  • Gezielte, bedarfsgerechte Kommunikation
  • Aktualität der Information

Maßnahmen

  1. Analyse der Ist-Situation des heutigen Formularwesens
  2. Konzeption möglicher Verbesserungen
  3. Ermittlung des Einsparungspotentials
  4. Umsetzungsmaßnahmen

Methoden

  • Analyse

    • Entscheidungstabelle für Formularanalyse
    • Statistische Auswertungen

  • Konzeption

    • Prozess-Modelle für Elementarprozesse (Ist – Soll)
      Beispiele: Interner Genehmigungsprozess mit Formularantrag,
      Beschaffungsprozess, Standardisierte Korrespondenz
    • Prozesskostenrechnung für Elementarprozesse (Ist – Soll)
  • Auswahl IT

    • Leistungsverzeichnis
    • Angebotseinholung
    • Angebotsauswertung
    • Rangfolgen-Bildung ("Kölner Rangfolgeverfahren")

 

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