Das folgende Glossar erklärt die wichtigsten Begriffe
aus dem Bereich der Dokumentenlogistik. Zusätzlich können weiterführende
Informationen zu einzelnen Begriffen aufgerufen werden. Es wird ständig
ergänzt, überarbeitet und weiterentwickelt.
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Analysewerkzeuge |
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Arbeitsplatzdrucker
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Am Arbeitsplatz eingesetzte Drucker
(zumeist Tintenstrahl- oder Laserdrucker), die nur von einem Anwender
benutzt werden. Sie sind in der Anschaffung günstig, aber über
ihre geringe Nutzung und den oftmals hohen Materialverbrauch relativ
teuer in den Seitenpreisen.
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B |
Beschaffungsabteilung |
In vielen Unternehmen zuständig
für die Beschaffung von Kopiergeräten
(insbesondere analoge bzw. nicht angebundene digitale Kopiersysteme). |
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Bitmap
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Ein Muster, das in einem Pixelraster
dargestellt wird.
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C
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CMYK
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Abkürzung für die vier
Druckfarben Cyan, Margenta, Gelb (Yellow) und Schwarz. Die Bezeichnung
K wird aus dem englischen Wort "Key" abgeleitet. Aus CMY
lassen sich alle gewünschten Farben erstellen. Aufgrund der
Verunreinigungen der Farben entsteht beim Übereinanderdruck
jedoch kein reines Schwarz. Bildelemente, die schwarz erscheinen
sollen, werden deshalb mit der vierten Druckfarbe Schwarz zusätzlich
bedruckt. CMYK wird für die Farbdarstellung auf weißem
Hintergrund z.B. bei Farbdruck verwendet.
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Content Management
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Content Management beinhaltet
die Verwaltung von Informationen, die in Intranet-, Extranet- oder
Internet-Sites bereitgestellt werden. Dafür können als
nachgeordnete Dienste herkömmliche Host- und Client-Server-Systeme
zum Einsatz kommen. Immer öfter werden aber Web-Server-basierte
Produkte angeboten, die besser mit den URL-Strukturen, HTML- und
XML-Dokumenten umgehen können.
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Controller
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Schnittstelle zwischen PC-Netzwerk
und Ausgabesystem. Der Controller übernimmt die Aufgabe, Daten
aus den Anwendungsprogrammen anzunehmen, zu berechnen und an das
Ausgabesystem weiterzuleiten. Controller werden über Druckertreiber
angesteuert und können neben der Ausgabe von Daten auch deren
Speicherung, bzw. deren Koordination in der Warteschlange übernehmen.
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CopyCalc
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Die FUTUREtec-Software zur schnellen
und einfachen Kostenberechnungen komplexer Vervielfältigungssituationen.
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D
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DMS (Dokumentenmanagement-System)
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Das klassische Dokumentenmanagement
bietet Lösungen, die im Wesentlichen die Unzulänglichkeiten
hierarchischer File-Management-Systeme datenbankgestützt ausgleichen.
Dokumentenmanagement-Lösungen werden häufig in Kombination
mit der Archivierung angeboten. Hierdurch kann der gesamte Lebenszyklus
eines Dokumentes von der Entstehung über
die Unterstützung des Bearbeitungsprozesses bis zur Langzeitarchivierung
unterstützt werden.
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Dokument
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Ein Dokument ist ein physisch
existenter Informationscontainer (z.B. als Papier-Dokument oder
Datei in einem Computer). Ein Dokument muss als Einheit speicherbar
und versendbar sein und als solche auch aufgefunden, wahrgenommen
(gesehen, gelesen, gehört) und verwendet werden können.
Ein Dokument kann Informationen beliebiger Darstellungsform enthalten;
bei Kombinationen von Texten, Daten, Grafik, Bild und Ton spricht
man von “Multimedialen Dokumenten”. Bei der Gestaltung
von Informationssystemen ist die Abgrenzung von Dokumenten zu Datenmasken
relevant. Letztere stellen Daten dar, die z.B. in Datenbanken gespeichert
sind. Erst wenn sie gedruckt oder als Maske (z.B. als Bildschirm-Kopie)
gespeichert werden, liegt ein Dokument vor. Die in Deutschland häufig
anzutreffende Begrenzung des Begriffes "Dokument" auf
rechtlich relevante Urkunden, Verträge oder Geschäftsbriefe
ist zu eng.
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Dokumentenhandling
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Umgang und Weiterbehandlung von
Dokumenten mit Sortierung, An- und Einordnung,
Zusammenstellung, Kuvertierung, Verpackung
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Dokumentenlogistik
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Die Dokumentenlogistik behandelt
alle Prozesse des Transports,
der Lagerung (Speicherung,
Aufbewahrung, Ablage, Archivierung), des Handlings
und des Wandelns (Drucken, Kopieren,
Scannen) von der Erstellung bis zur Verwendung und Ablage von Dokumenten.
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Dokumentenlogistik (Ziel der)
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Die richtigen Dokumente
in der richtigen Darstellung und Anzahl, am richtigen Ort und zur
richtigen Zeit für die richtigen Personen auf wirtschaftlichem
Wege verfügbar machen
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Dokumentenspeicherung
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Lagerung, Aufbewahrung, Ablage,
Archivierung von Dokumenten in Verbindung mit den dazugehörigen
Aktivitäten zum Wieder finden der Dokumente
wie z.B. Erkennung und Erschließung
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Dokumententransport
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Physikalischer Transport, elektronische
Übertragung, Sendung von jeder Art von Dokumenten
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Dokumentenwandlung
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Überleitung von Dokumenten
von der elektronischen in die papiergebundene Darstellungsform oder
umgekehrt: Eingabe, Scannen, Ausgabe, Anzeige, Drucken, Kopieren
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DRT (Document Related Technologies)
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DRT bezeichnen ein ganzes Bündel
von unterschiedlichen Technologien, die alle in irgendeiner Form
mit Dokumenten zu tun haben: Internet, Intranet
und Extranet, Dokumenten-, Workflow- und Wissensmanagement, E-Commerce
und Digital Signatures, Document Input, Distribution und Storage,
OCR, ICR & Pattern Recognition, Data Warehouses und Retrieval
Engines, Imaging und Multimedia, Archival und Records Management,
Secure Communication und Unified Messaging, Groupware und Office
Solutions, Forms und Output-Management
Middleware und Componentware, Content Management und Content Distribution
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Druckertreiber
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Ein Softwareprogramm, das die
Kommunikation zwischen dem aktiven Programm und dem ausgewählten
Ausgabesystem herstellt. Außerdem obliegt dem Druckertreiber
die Aufgabe, die Programmdaten in ein dem angesteuerten System verständliches
System zu übersetzen.
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E
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Elektronische Archivierung
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Die elektronische Archivierung
ist der Ursprung des Dokumentenmanagements unter Nutzung nur einmal
beschreibbarer optischer Speichermedien. Die Architektur der meisten
Lösungen basiert auf dem Referenz-Datenbankmodell, bei dem
in einer Indexdatenbank auf die separat gespeicherten Dokumente
verwiesen wird.
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F
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Farbmodelle
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Dienen zur Ordnung von Farben.
Die gängigsten sind RGB (Rot-Grün-Blau),
CYMK (Cyan-Margenta-Gelb-Schwarz) und HLS (Hue-Luminance-Saturation).
Je nach Anwendungen z.B. Bildschirmdarstellung, Farbdruck werden
verschiedene Farbmodelle verwendet. Die Umrechnung zwischen diesen
erfolgt mit Hilfe von Farbmanagement-Systemen. So übersetzt
das Farbmanagement-System die Daten eines Scanners in einen Standardraum.
Für die Ausgabe auf einem Drucker wird das Bild wieder für
das jeweilige Gerät umgerechnet.
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Formulare (auch Vordrucke)
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Strukturierte Dokumente
zur systematischen Erhebung von Informationen z.B. zum Stellen eines
Antrages. Sie können auch in der Form von Merkblättern
vorkommen. Für Unternehmen sind Formulare ein wichtige Kommunikationsmittel
mit der öffentlichen Verwaltung.
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G
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Geschäftsprozess
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Fachliche Folge von Tätigkeiten
zur Bearbeitung eines Geschäftsvorganges. Geschäftsprozesse
sind betriebliche Aufgaben, die in wiederkehrenden Prozessen abgewickelt
werden und einen deutlichen Bezug zu einem „Kunden" (Auftraggeber,
Ergebnisempfänger) haben.
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I
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Information
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Wissen um oder Kenntnis über
Sachverhalte und Vorgänge, also über Tatsachen, die entweder
statisch und zeitlich unveränderlich (Sachverhalte) oder dynamisch
und damit zeitlich veränderlich (Vorgänge) sind.
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Intranet
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Firmeninternes Netz, das sich
des Internet, bes. des World Wide Web, als Kommunikationsmedium
bedient.
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IT-Abteilung
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In vielen Unternehmen zuständig
für den Kauf und die Betreuung von Druckern.
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K
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Klickpreisrechner
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Einfacher Rechner zur effektiven
Kalkulation der Seitenpreise für Drucke und Kopien auf unterschiedlichen
Druck- und Kopiersystemen.
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Kopierverfahren
analog
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Beim analogen (Xerographie-)Verfahren
wird durch eine Hochspannungsanlage im Kopierer über eine Korona
(Spannungsträger) die Fotoleiteroberfläche positiv aufgeladen.
Eine Halogenlampe beleuchtet das Original. Anschließend wird
das Bild über ein Spiegel-Linsen-System auf die Fotoleiteroberfläche
reflektiert, wobei die reflektierte Lichtmenge im Verhältnis
zum Bildkontrast (Graustufen oder Farbwerte) steht. Es entsteht
ein latentes, positives „Ladungsbild“ auf der Oberfläche
des Fotoleiters. Bei der Mischung von Entwickler und Toner in der
Entwicklungseinheit entsteht durch die Reibung eine elektrostatische
Spannung. Der positiv geladene Entwickler und der negativ geladene
Toner verbinden sich. Wenn das positive Ladungsbild auf der Fotoleiteroberfläche
den Entwickler berührt, bleiben die negativen Tonerpartikel
daran hängen und das Bild wird sichtbar. Das Papier, das ebenfalls
positiv aufgeladen worden ist, zieht die negativen Teilchen von
der Trommeloberfläche. Nach der Fixierung des Toners durch
Hitze und Druck ist die Kopie fertig.
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Kopierverfahren digital
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Beim digitalen Kopierverfahren
wird das Original über einen Scanner abgetastet, d.h. alle
Informationen im Bereich des Grauspektrums werden in elektronische
Signale (Werte 0 oder 1) umgewandelt, gespeichert oder direkt für
die Kopienerstellung verwandt. Dabei wird ein Laserstrahl aktiviert,
der die gespeicherten Bildsignale in Lichtform auf den Fotoleiter
wirft. Der weitere Ablauf der Kopienerstellung gleicht dem analogen
Verfahren.
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L
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LAN (Local Area Network)
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Ein Kommunikationssystem, das
Computer über ein Kabelsystem zu einem Netzwerk verbindet.
Die Geräte stehen dabei nicht weit auseinander.
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Laser
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Abkürzung für: Light
Amplification by Stimulated Emission of Radiation. Mit dem Laser
lässt sich sehr intensives, stark gebündeltes Licht erzeugen.
Beim Laserdrucker wird die zu druckende Seite zunächst vom
Laserstrahl elektrostatisch auf eine Walze und anschließend
auf das Papier übertragen.
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Link
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Eine Hypertextverbindung im WWW.
Eine hervorgehobene Textstelle, die ein anderes Dokument aufruft,
wenn sie angeklickt wird.
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M
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Meeting
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Zusammenkunft zu einer Sitzung
oder Besprechung. Synonym wird auch der Begriff “Beratung”
gebraucht.
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Multifunktionssysteme
(hier für die Papierausgabe)
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Digitale
Druck- und Kopiersysteme, die mehrere Funktionen übernehmen
können z.B. Drucken, Kopieren, Scannen, Faxen Entsprechende
Systeme werden sowohl von Herstellern aus der Kopierer- als auch
aus der Druckerwelt angeboten.
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Multimedia
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Ein Kunstwort zur Umschreibung
vielfältiger Nutzungen von Informationsdarstellungen in Dokumenten
und Bewegtbildern, die Texte, Daten, Grafiken, Zeichnungen, Film
und Ton beinhalten, und die über PC’s, Fernsehen und
andere Systeme interaktiv zugänglich gemacht werden. Die Verbreitung
der Informationen erfolgt über Netze (besonders Internet, Bildtelefon,
Videokonferenzen und Kabel-TV) und über Speichermedien (besonders
CD-ROM, DVD und Video-Cassetten). Typische Anwendungen sind: Aus-
und Weiterbildung (CBT = Computer Based Training), Präsentation
und Werbung, Information und Kommunikation, Unterhaltung und Spiel,
Elektronisches Publizieren und Medienkunst.
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N
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Netzwerkprotokoll
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Eine Reihe von Normen, die für
die Kommunikation in einem Netzwerk verwendet werden, z.B. TCP/IP
oder IPX/SPX, Apple-Talk
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O
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Océ-MultiUserConcept II
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Das anspruchsvolle grafische Analyse-
und Beratungskonzept für die Alternativensimulation und Wirtschaftlichkeits-
Berechnung in FUTUREtec-Beratungsprojekten.
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OCR (Optical Character Recognition)
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OCR-Programme wandeln die Bildinformationen
eines gescannten Textes in Computerzeichen um. So wird ein für
die Textverarbeitung lesbarer Text erzeugt.
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P
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PDF (Portable Document Format)
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Dateiformat der Firma Acrobat
zum plattform- und programmunabhängigen Datenaustausch beliebiger
Dokumente.
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Pflichtenheft (auch Leistungsverzeichnis)
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Systematische Zusammenstellung
der Kriterien für die Beurteilung und Auswahl von technischen
und/oder organisatorischen Lösungen, die auf eine bestimmte
Fragestellung ausgerichtet sind. Erfolgsversprechende Pflichtenhefte
gehen über die technische Beschreibung der Systeme hinaus.
Z.B. sollten für die Auswahl von Vervielfältigungslösungen
oder Multifunktionssystemen
auch Kriterien über den Anbieter, den Hersteller, das Servicekonzept
usw. herangezogen werden.
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R
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RGB
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Abkürzung für Rot, Grün,
Blau. Bezeichnet den aus den drei Grundfarben bestehenden Farbraum
für die additive Farbmischung. RGB wird für die Darstellung
auf dunklem Hintergrund z.B. am Bildschirm benutzt.
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RIP (Raster Image Processor)
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Spezielle Hard- oder Software
bzw. die Kombination daraus zur Umwandlung von digitalen Daten in
ein Format, das hinsichtlich Auflösung und Farbgebung für
das angeschlossene Ausgabesystem optimiert ist.
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S
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Scanner
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Gerät zum automatischen Lesen
und Speichern von Schriften, Bildern oder Zeichnungen. Multifunktionale
Ausgabesysteme können die Scannfunktion vielfach mit übernehmen.
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T
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TCP/IP
(Transmission Control Protocol / Internet Protocol)
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Wurde für die Verwendung
im ARPAnet-Netzwerk (Internet) des US-Verteidigungsministeriums
entwickelt. Ursprünglich nur ein Transport (TCP) und Netzwerk
(IP) Protokollstapel, ist es durch die Ergänzung von TELNET
(virtual terminal support; virtuelle Datenstationsunterstützung),
File Transfer Protokoll (FTP; Dateiübertragungsprotokoll) und
Simple Mail Transfer Protokoll (SMTP; einfaches Postübertragungsprotokoll)
eine vollständigere Architektur geworden. TCP/IP findet ausgedehnte
Verwendung bei der Vernetzung von Unix-Systemen. TCP/IP kann über
Ethernet, Token-Ring oder andere Datenverbindungsprotokolle übertragen
werden. OSI ersetzt TCP/IP als Standard des US-Verteidigungsministeriums.
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TIFF (Tagged Image Format)
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Standardformat für Grafikdateien,
mit dem Graustufen- und Farbbilder sowie schwarzweiße Strichzeichnungen
dargestellt werden können. TIFF-Dateien sind immer im Bitmap-Format.
Sie können zwischen verschiedenen Plattformen ausgetauscht
werden.
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Toner
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Zwei Arten von Tonern lassen sich
heute unterscheiden:
Beim 1-Komponententoner sind Toner und Entwickler bereits gebrauchsfertig
gemischt, so daß nur aus einer Verpackungseinheit der Toner
nachgefüllt werden muß.
Beim 2-Komponententoner muß nach einigem Gebrauch des Geräts
der Entwickler zugegeben werden.
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Trommel
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Druck- und Kopiersysteme sind
mit einer (schwarzweiß) oder mehreren (einige Farbsysteme)
lichtempfindlichen Fotoleitertrommeln ausgestattet, auf der das
latente Bild in Form einer elektrostatischen Aufladung erzeugt wird.
Die Ladung wird auf das zu bedruckende Papier übertragen, je
nach Ladungszustand bleibt eine entsprechende Menge Toner am Papier
hängen. Der Toner wird in der Fixiereinheit
unter Druck und hoher Temperatur mit dem Papier verbunden.
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V
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Verbrauchsmaterialien
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Toner, Entwickler
und andere Materialien, die sich während des Kopier- oder Druckvorgangs
verbrauchen.
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Vervielfältigungsanalyse
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Untersuchung der Situation der
Papierausgabe in einem Unternehmen. Analysiert werden das Kopier-
und Druckaufkommen, die Geräte dafür, Zuständigkeiten,
Abläufe usw. Wichtig ist das möglichst sämtliche
Systeme und Aspekte der Papierausgabe (Kopieren und Drucken) berücksichtigt
werden. Analysewerkzeuge unterstützen
die Vervielfältigungsanalyse.
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Vervielfältigungskonzept
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Konzeption der zukünftigen
Papierausgabe in einem Unternehmen. Es berücksichtigt neben
der technischen Ausstattung mit neuen Systemen, organisatorische
Fragen (Zuständigkeiten, Abläufe), Fragen der Vertragsgestaltung
und Wirtschaftlichkeitsüberlegungen.
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W
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Wirtschaftlichkeit
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Kosten-Nutzen-Relation. Die reine
Kostenbetrachtung sagt noch nichts über die Wirtschaftlichkeit
einer Lösung aus. Die Wirtschaftlichkeit der Dokumentenlogistik
ergibt sich aus 3 Kategorien: 1. Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit
2. Verbesserung der Administrationsprozesse 3. Kostenreduzierung
durch veränderte Arbeitsweisen
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Wissensmanagement
Knowledge Management
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Wissensmanagement hat die Aufgabe,
die Informationsquellen innerhalb und außerhalb eines Betriebes
zu erschließen und zu pflegen sowie dafür zu sorgen,
dass die Informationsversorgung der Führungs- und Fachkräfte
auf optimale Weise erfolgt.
Zu diesem Zweck sind organisatorische Maßnahmen ebenso notwendig
wie der zweckmäßige Einsatz von Informations- und Kommunikationssystemen.
Gestaltet werden müssen der Informationsfluss und die Regelungsmechanismen
für Zugang und Lieferung, Suche und Bereitstellung, Nachfrage
und Angebot von Informationen. Wissensmanagement muss die Unternehmenskultur
beeinflussen, um die Anpassbarkeit, Effizienz und Kreativität
einer Organisation bei der Aufnahme und Verwendung von Informationen
selbständig weiterzuentwickeln und zu verbessern.
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Workflowmanagement
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Workflow begann als das Routing
von Dokumenten in Verbindung mit deren Archivierung. In den letzten
Jahren entwickelten sich drei wesentliche Typen des Workflows: 1.
der Produktion-Workflow zur Abbildung komplexer, kontrollierter
Abläufe 2. der Ad-hoc-Workflow auf Basis von E-Mail und elektronischen
Formularen 3. der Collaborative Workflow zur Abbildung von einfachen
Abläufen mit kooperativen Groupware-Produkten
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WWW
World Wide Web
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Ein Hypermedia-basiertes System
zur Verbreitung von Informationen im Internet. Entwickelt bei CERN
(Genf) ist WWW der am meisten genutzte und am schnellsten wachsende
Dienst im Internet.
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