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Medien für Meetings Kurzfassung

Unzufriedenheit mit Meetings | Erfolgsfaktoren | Medientechnologien | Trends | Meetings verbessern | Unternehmenskultur | Bezugsquelle & Autoren

Unternehmenskultur und Meetings

Es kann nicht erfolgreich sein, Meetings mit Hilfe neuer Medien zu verbessern, ohne folgende Faktoren zu berücksichtigen: Menschliche Fähigkeiten der Kommunikation, Erfahrungen und Verhaltensweisen (z.B. Lockerheit oder Förmlichkeit) im Umgang miteinander, mehr oder weniger hierarchische Beziehungen in einer Gruppe, Einstellungen zur Technik und ihrer Nutzung, zur Partizipation an Entscheidungen und zum persönlichen Gespräch, betriebliche Regeln (wie z.B. zu Dienstreisen, Sitzungsvorlagen, Protokollen), gemeinsame Ziele und Wertvorstellungen. Selbst die Beantwortung ganz sachlogisch erscheinender Fragen - wie "wer kann zum Sitzungsthema etwas beitragen?" oder "wer muß an der Entscheidung beteiligt werden?" - ist Ausdruck menschlichen Ermessens und betrieblicher Wertvorstellungen. Beides ist in Organisationen gewachsen und gestaltet worden.

Alle diese Phänomene lassen sich unter dem Begriff "Unternehmenskultur" (oder "Organisationskultur") zusammenfassen. Vordergründig äußert sich die Unternehmenskultur in Artefakten, also in Phänomenen, die man sehen, hören und fühlen kann, wenn man einen Betrieb betritt: architektonische Gestaltung und Ausstattung, Sprache, Technik und Produkte, künstlerische Gestaltungen, Bekleidung, Umgangsformen, Mythen und Geschichten, Rituale und Zeremonien, veröffentlichte Ziele und Regeln u.a.m. Das Zustandekommen dieser oberflächlichen Erscheinungsformen der Kultur wird erklärbar, wenn man die Strategien, Ziele und Philosophien betrachtet, die das tägliche Leben bestimmen und die ihrerseits auf dem gemeinsamen Grundverständnis als dem Kern beruhen.

Auch Meetings lassen sich als kulturelles Phänomen verstehen. Die Ausstattung der Sitzungsräume, die Nutzung der Medien, die Vorgehensweisen bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbearbeitung eines Meetings, die Verhaltensweisen der Sitzungsteilnehmer, das alles sind Erscheinungsformen, die sich unter dem Einfluß des gemeinsamen Grundverständnisses und infolge der dadurch zustande gekommenen Strategien und Ziele entwickelt haben.

Einführung neuer Medien in Sitzungen

Die Einführung von neuen Medien in Meetings unter Mißachtung und Verletzung der gewachsenen kulturellen Voraussetzungen führt garantiert zum Mißerfolg. Was hilft es, in einem Unternehmen eine noch so gute Raumausstattung für Projektionen und Interaktionen in Meetings zu installieren, wenn die Führungskräfte die Sitzungen nur einberaumen, um selbst Entscheidungen zu verkünden und pflichtgemäße Zustimmung im Nachgang zu erhalten? Alle Maßnahmen müssen unbedingt die bestehende Unternehmenskultur berücksichtigen.

Natürlich kann man mit Meetings auch die Unternehmenskultur bewußt verändern. Soll die Veränderung aber nicht nur oberflächlich und von geringer Wirkung bleiben, dann muß sich das gemeinsamen Grundverständnis über die Art und Weise der Kommunikation und Kooperation ändern. Das geht nur, wenn Führungskräfte voll hinter dieser Entwicklung stehen und die Veränderung bewußt gestalten und vorleben.

Auswahl und Einsatz neuer Medien sind eine wichtige Führungsaufgabe. Dazu gehört sowohl die Schaffung der geeigneten Infrastruktur, als auch die Auswahl und Nutzung der Medien für einzelne Meetings. Es ist Teil des Meeting-Managements, den Einsatz der neuen Medien zu steuern, d.h. das richtige Maß an technischer Unterstützung zum richtigen Zeitpunkt zu befürworten und ggf. aktiv voranzutreiben. Wenn es möglich ist, auch die Sitzungsräume neu zu gestalten, dann gehört es zu den spannenden Managementaufgaben, bisherige Architekturen und Ausstattungen in Frage zu stellen.

Folgende Fragen sollten erlaubt sein: Warum kann man nicht die strenge Trennung von Arbeit und Besprechung auflösen? Wozu braucht man in Sitzungsräumen große Tische, wenn nur wenig Unterlagen mitgebracht und benutzt werden? Warum gibt es so selten den Platz für einen Moderator oder einen Protokollanten, der die Ergebnisse unmittelbar festhält? Warum sind die meisten Sitzungsräume so klein, daß sie nicht zu einer Pause einladen, obwohl man doch weiß, daß eine Abwechslung die Kreativität und Kompromißbereitschaft steigert?

Die erste und vordergründige Antwort auf diese Fragen stellt fest, daß bestimmte Räume schon existieren und auch genutzt werden müssen. Die Kosten müssen schließlich auch beachtet werden. Aber spielt dieses Argument auch eine Rolle, wenn es um Repräsentation, um Bilder und Kunst im Raum oder um die Geschäftswagen geht? Sicherlich nur begrenzt.

Die wahren Gründe liegen in der Kultur der jeweiligen Organisation begründet: Das gemeinsame Grundverständnis über die Art und Weise der Kommunikation, über wünschenswerte Verhaltensweisen und Strategien sowie die sich daraus bildenden Wertvorstellungen sind maßgeblich für die Entscheidungen über die Ausstattungen der Räume und über die Durchführung der Meetings.